El informe jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) con número 0061/2016 aborda la aplicación de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal en relación con la conservación de certificados de antecedentes penales por parte de entidades que trabajan con menores. Se plantean varias cuestiones clave: si las empresas deben conservar los certificados aportados por los empleados o si basta con un justificante de presentación, y si la conservación de certificados caducados cumple con los principios de calidad de datos.
El informe parte del Convenio nº 108 del Consejo de Europa y la Directiva 95/46 CE, que consideran los datos relativos a condenas penales como datos sensibles. La Ley Orgánica 15/1999 también clasifica estos datos como especialmente protegidos, permitiendo su tratamiento solo bajo ciertas condiciones y por las autoridades públicas competentes.
El artículo 13.5 de la Ley Orgánica 1/1996, modificado por la Ley 26/2015, establece que para acceder a profesiones que impliquen contacto habitual con menores, es requisito no haber sido condenado por ciertos delitos. Esto obliga a los empleadores a solicitar y conservar una certificación negativa del Registro Central de delincuentes sexuales.
La AEPD concluye que la conservación de estos certificados es necesaria para acreditar el cumplimiento de la normativa. Los datos deben conservarse durante toda la relación laboral y, una vez finalizada, deben ser cancelados y bloqueados para su posible uso por las autoridades competentes durante el plazo de prescripción de responsabilidades. La cancelación implica el bloqueo de los datos, impidiendo su acceso salvo para fines legales.
Además, se debe cumplir con el principio de veracidad, asegurando que los certificados no tengan una antigüedad superior a tres meses al momento de su presentación. Una vez aportado el certificado, no es necesario renovarlo periódicamente, salvo que surjan nuevas circunstancias que lo requieran.
En resumen, las empresas deben conservar los certificados de antecedentes penales de sus empleados durante toda la relación laboral y bloquearlos al finalizarla, asegurando que los datos sean exactos y actualizados al momento de su presentación.