El informe jurídico 0279/2011 de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la consulta sobre la conformidad de la entrega del expediente completo referente al abono de ayudas en concepto de «acción social» al personal del Ayuntamiento, a solicitud de uno de sus empleados para interponer un recurso contencioso-administrativo. El empleado había presentado una reclamación por la denegación del abono de unas facturas presentadas fuera de plazo, y se le remitió la documentación que le afectaba, desestimándose el resto por la alta sensibilidad de los datos.
La transmisión de estos datos se considera una cesión de datos de carácter personal, según el artículo 3 i) de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos. El artículo 11.1 de dicha ley establece que los datos solo pueden ser comunicados a un tercero con el consentimiento del interesado, salvo que exista una norma con rango de ley que autorice la cesión.
El artículo 35 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas reconoce el derecho de los ciudadanos a conocer el estado de tramitación de los procedimientos en los que son interesados y a obtener copias de documentos contenidos en ellos. Este derecho se aplica a quienes promuevan el procedimiento, a quienes tengan derechos que puedan resultar afectados, y a aquellos cuyos intereses legítimos puedan verse afectados por la resolución.
La AEPD señala que, aunque el solicitante tiene derecho a conocer la documentación, la cesión de datos debe cumplir con los principios de la Ley Orgánica 15/1999, especialmente el principio de proporcionalidad. Esto significa que los datos solo pueden ser recabados y tratados si son adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las finalidades determinadas y legítimas para las que se obtuvieron.
En el caso concreto, la AEPD considera que la entrega del expediente completo no parece responder al principio de proporcionalidad, ya que el objeto del recurso es la denegación de pago de unas facturas presentadas fuera de plazo. La comunicación de los datos de todos los demás empleados no parece necesaria para defender los derechos del solicitante.
Sin embargo, la AEPD indica que la documentación puede ser requerida por el Juzgado o Tribunal correspondiente, en cuyo caso la entrega encontraría amparo en el artículo 11.2 d) de la Ley Orgánica 15/1999, que exime del consentimiento cuando la comunicación se dirige a autoridades judiciales o fiscales en el ejercicio de sus funciones.
En resumen, la AEPD concluye que, aunque el solicitante tiene derecho a conocer la documentación que le afecta, la cesión de datos debe ser proporcional y adecuada a la finalidad del recurso. La entrega del expediente completo no parece cumplir con estos requisitos, salvo que sea solicitada por una autoridad judicial.