El Informe 0437/2010 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la cuestión de si las direcciones de correo electrónico corporativas proporcionadas por una empresa a sus trabajadores son consideradas datos de carácter personal y si pueden ser cedidas a los delegados sindicales para la difusión de información sindical.
En primer lugar, el informe establece que las direcciones de correo electrónico corporativas son datos de carácter personal. Esto se basa en que, aunque una dirección de correo electrónico pueda no contener información explícita sobre el titular, siempre está asociada a un dominio específico que permite identificar al titular mediante la consulta del servidor correspondiente. Además, si en un fichero se incluyen otros datos que permitan identificar al sujeto, como el nombre y apellidos, la identificación es absoluta.
En cuanto a la cesión de estas direcciones a los delegados sindicales, el informe se refiere a la Sentencia del Tribunal Constitucional 281/2005, que reconoce el derecho fundamental a la libertad sindical y la necesidad de garantizar la información sindical dentro de la empresa. Según esta sentencia, los sindicatos tienen derecho a recibir información de los trabajadores y a difundir información sindical, y el empresario debe facilitar los medios necesarios para ello.
El artículo 11.1 de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos establece que los datos de carácter personal solo pueden ser comunicados a un tercero con el previo consentimiento del interesado, salvo en los casos en que una norma con rango de Ley lo permita. En este caso, la cesión de las direcciones de correo electrónico a los sindicatos está amparada por el artículo 11.2 a) de la misma ley, que permite la cesión cuando una norma con rango de Ley lo autorice, como es el caso del derecho a la libertad sindical.
Sin embargo, el informe también sugiere alternativas tecnológicas para cumplir con las obligaciones derivadas de la sentencia sin realizar una comunicación directa de datos personales. Una de estas alternativas es el uso de listas de distribución, donde los correos electrónicos se envían a una dirección genérica o institucional, y el sindicato no accede a los datos personales individuales. Estas listas pueden ser programadas para incluir la información necesaria sobre la protección de datos, permitir el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, y gestionar estos derechos de manera ágil y automatizada.
En resumen, el informe concluye que las direcciones de correo electrónico corporativas son datos de carácter personal y que su cesión a los delegados sindicales está amparada por la ley, siempre y cuando se cumplan las obligaciones de protección de datos. Además, se proponen alternativas tecnológicas para facilitar esta cesión sin comprometer la privacidad de los trabajadores.