El Informe 0434/2010 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la consulta sobre la posibilidad de que una empresa comunique a un sindicato la relación de trabajadores afiliados a este último, a los que no se les ha practicado la deducción de la cuota sindical en nómina. La consulta también pregunta si la petición de no descuento por parte de los trabajadores obliga al sindicato a rectificar los datos de dichos afiliados en sus ficheros.
El informe comienza aclarando que la comunicación de datos entre la empresa y el sindicato constituye una cesión de datos de carácter personal, según el artículo 3 i) de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). La afiliación sindical es considerada un dato especialmente protegido, por lo que su tratamiento y cesión están sujetos a un régimen más restrictivo. Según el artículo 7.2 de la LOPD, solo con el consentimiento expreso y por escrito del afectado pueden tratarse estos datos.
El informe destaca que no existen excepciones aplicables al caso analizado que permitan la cesión de datos de afiliación sindical sin el consentimiento del afectado. Por lo tanto, es necesario contar con el consentimiento expreso y por escrito del afiliado tanto para la comunicación al sindicato de los datos referidos al pago de la cuota sindical por parte del empresario, como para la comunicación previa efectuada por el sindicato al empresario de la condición de afiliado que solicita el descuento en nómina.
La AEPD ha emitido informes previos que indican que el afiliado, al cumplimentar su ficha de afiliación, solicita expresamente al sindicato que comunique al empresario su deseo de que la cuota sindical le sea deducida de la nómina mensual. Este acto implica el consentimiento del afiliado para la comunicación de sus datos al empresario. Por lo tanto, la cesión de datos entre el sindicato y la empresa para garantizar la efectividad de la forma de pago elegida por el trabajador está amparada por el artículo 7.2 de la LOPD.
En cuanto a la rectificación de los datos del fichero de afiliados por parte del sindicato, el informe señala que el sindicato debe ajustarse a los principios de protección de datos, especialmente en lo que respecta a la exactitud y actualización de los datos. El artículo 4.3 de la LOPD y el artículo 8.5 de su Reglamento de desarrollo establecen que los datos deben ser exactos y puestos al día, y que si resultan inexactos o incompletos, deben ser cancelados y sustituidos de oficio por los datos rectificados o completados.
El sindicato tiene la obligación de rectificar de oficio los datos inexactos o incompletos en el plazo de diez días desde que tenga conocimiento de la inexactitud, salvo que la legislación aplicable al fichero establezca un procedimiento o plazo específico. Esta obligación se extiende a todos los datos de carácter personal de los afiliados que sean necesarios para el mantenimiento de la relación con el sindicato.
En conclusión, el sindicato debe rectificar los datos de los afiliados en sus ficheros cuando tenga conocimiento de que no responden con veracidad a la situación actual, cancelando los datos inexactos y sustituyéndolos por los datos rectificados. Si el sindicato desconociera esta modificación, podría seguir tratando los datos comunicados directamente por los afiliados, que se presumirán veraces salvo prueba en contrario.