El Informe 0645/2009 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la consulta sobre la posibilidad de editar y distribuir un anuario con los datos de los socios y un listado de Clubs Corresponsales de un club consultante. El objetivo es fomentar las relaciones sociales y profesionales entre los socios y los clubs. La consulta se enmarca en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y su Reglamento de desarrollo, aprobado por el Real Decreto 1720/2007.
El informe comienza señalando que la LOPD tiene como objetivo garantizar y proteger las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, especialmente su honor e intimidad personal y familiar. El Reglamento de desarrollo especifica que no se aplica a los tratamientos de datos referidos a personas jurídicas, ni a los ficheros que contengan únicamente datos de contacto profesional de personas físicas que presten servicios en dichas entidades.
En el caso de que los socios cuyos datos se incorporarían al anuario fueran personas físicas, se trataría de una cesión de datos de carácter personal. Según el artículo 11.1 de la LOPD, los datos solo pueden ser comunicados a un tercero con el previo consentimiento del interesado, salvo que la cesión esté autorizada por una ley. La Ley Orgánica 1/2002, reguladora del derecho de asociación, impone a las asociaciones la llevanza de una relación actualizada de sus asociados, permitiendo el acceso a esta documentación a través de sus órganos de representación.
La AEPD concluye que, salvo que exista una cláusula en los Estatutos de la entidad que establezca el derecho de los socios a conocer los datos de los demás, será necesario recabar el consentimiento de los afectados para la comunicación de sus datos personales. Este consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco, y debe cumplirse mediante el deber de información impuesto por la LOPD.
El informe también aborda la forma de prestar el consentimiento, indicando que puede ser tácito en el tratamiento de datos que no sean especialmente protegidos. Para que el consentimiento tácito sea considerado inequívoco, se debe otorgar al afectado un plazo prudencial para oponerse al tratamiento. El artículo 14.2 del Reglamento establece un plazo de 30 días para manifestar la negativa, debiéndose facilitar medios sencillos y gratuitos para ello.
Finalmente, el informe subraya que el responsable del tratamiento o cesión debe poder probar la existencia del consentimiento del afectado por cualquier medio de prueba admisible en derecho. En resumen, la AEPD aconseja que, para la edición y distribución del anuario, se obtenga el consentimiento explícito de los socios, salvo que los Estatutos de la entidad ya contemplen dicho derecho.