El Informe 0546/2009 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la consulta sobre la conformidad del acceso a las actas de la Junta de Gobierno y a los apuntes contables del libro diario de contabilidad de un Colegio Oficial, en el marco de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.
La consulta se centra en si el consultante, como miembro del colegio, puede acceder a estas documentaciones para ejercer su derecho al control de la actividad colegial. La AEPD señala que la Ley Orgánica 15/1999 protege los derechos de los ciudadanos en relación con el tratamiento de sus datos personales, definidos como cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.
El acceso a las actas y documentos contables que contengan datos personales se considera una cesión de datos, la cual debe sujetarse al régimen general de comunicación de datos establecido en el artículo 11 de la Ley Orgánica 15/1999. Este régimen exige el consentimiento previo y suficientemente informado del interesado, salvo en casos excepcionales previstos en la ley.
En cuanto a las actas de la Junta de Gobierno, la Ley 10/2003 reguladora de los Colegios Profesionales de Andalucía reconoce el derecho de los colegiados a conocer los acuerdos adoptados por los órganos de gobierno del colegio. Sin embargo, los estatutos del colegio no establecen un derecho de acceso general a las actas, sino que prevén mecanismos específicos como la publicación de acuerdos generales y la notificación de acuerdos particulares. Por lo tanto, el acceso a datos personales contenidos en las actas de la Junta de Gobierno que no se refieran al consultante no está permitido sin el consentimiento de los afectados.
En relación con el acceso a la contabilidad colegial diaria, no existe una previsión legal que reconozca a los colegiados este derecho. La comunicación de datos personales contenidos en la documentación contable sin el consentimiento del interesado solo sería posible si los estatutos del colegio previeran expresamente dicha cesión. En este caso, el artículo 35.1.d) de los Estatutos del Colegio Oficial del consultante permite a los colegiados recibir información regular sobre la actividad corporativa y examinar los documentos contables, siempre que se ajusten a lo previsto en el reglamento interno.
La AEPD subraya que los datos obtenidos solo pueden ser utilizados para la finalidad específica de ejercer los derechos de control de la actividad colegial, y cualquier uso distinto supondría una vulneración de la Ley Orgánica 15/1999. En caso de incumplimiento, el colegiado responsable respondería directamente ante la AEPD.
En resumen, el informe concluye que el acceso a las actas y documentos contables que contengan datos personales está sujeto a estrictas condiciones legales y estatutarias, y que cualquier uso de estos datos debe ser conforme a las finalidades específicas establecidas por la ley y los estatutos del colegio.