El Informe 0325/2009 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda diversas cuestiones relacionadas con el cumplimiento del deber de información en el tratamiento de datos personales de trabajadores, conforme a la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y su Reglamento de desarrollo, aprobado por el Real Decreto 1720/2007.
El informe destaca que el tratamiento de datos personales de los trabajadores, necesario para el desarrollo de la relación laboral, está legitimado por el artículo 6.2 de la LOPD, que exime del consentimiento del afectado cuando los datos son necesarios para el mantenimiento o cumplimiento del contrato laboral. Sin embargo, este tratamiento debe respetar los principios de adecuación, pertinencia y no excesividad de los datos recogidos, según el artículo 4.1 de la LOPD.
El cumplimiento del deber de información, o principio de transparencia, es esencial para que el tratamiento de datos sea conforme a la normativa. Este deber debe llevarse a cabo mediante un medio que permita acreditar su cumplimiento y conservarse mientras persista el tratamiento de los datos, según el artículo 18 del Reglamento. La acreditación puede realizarse mediante la conservación de un documento firmado por el trabajador o mediante indicios que demuestren que el trabajador ha sido informado.
El informe también señala que el deber de información puede cumplirse incorporando el contenido del artículo 5 de la LOPD en el contrato de trabajo o mediante la presentación de un documento específico para su suscripción por los empleados. En caso de que los trabajadores se nieguen a firmar, la empresa puede acreditar el cumplimiento del deber de información a través de otras comunicaciones, como adjuntar la información con la nómina, enviar un correo electrónico o colocar la información en un tablón de anuncios accesible.
El documento sometido a consideración de la AEPD debe ser claro y preciso, evitando la inclusión de información no requerida por el artículo 5 de la LOPD, que puede generar confusión o desconfianza en los trabajadores. El título del documento debe ser «Información sobre el tratamiento de datos personales de empleados» y no «Autorización», ya que no se trata de recoger un consentimiento. Además, debe evitarse la mezcla de información sobre el tratamiento y las cesiones previstas a terceros con el consentimiento para los mismos, así como la cita de normas que legitimen el tratamiento.
En resumen, el informe subraya la importancia de cumplir con el deber de información de manera clara y precisa, evitando la inclusión de información adicional que pueda generar confusión. La acreditación del cumplimiento del deber de información puede realizarse mediante diversos medios, siempre que se garantice que el trabajador ha sido adecuadamente informado.