El Informe 0525/2008 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la conformidad de la comunicación de datos personales contenidos en las nóminas y documentos de cotización (TC-1 y TC-2) de trabajadores de beneficiarios de subvenciones públicas con la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.
El informe comienza señalando que la transmisión de estos datos implica una cesión o comunicación de datos personales, definida como la revelación de datos a una persona distinta del interesado. Según el artículo 11.1 de la Ley Orgánica 15/1999, los datos personales solo pueden ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario, con el previo consentimiento del interesado. Sin embargo, este consentimiento no es necesario si una norma con rango de ley habilita la cesión, como establece el artículo 11.2 a) de la misma ley.
En el caso específico de subvenciones otorgadas por una Diputación Provincial, se aplica la Ley 38/2003, General de Subvenciones, y la Ley 9/2007 de Subvenciones de Galicia. Estas leyes establecen que la convocatoria de subvenciones debe incluir los requisitos para solicitar la subvención y la forma de acreditarlos. Si la convocatoria y las bases de la subvención exigen el conocimiento del gasto de salarios y cotizaciones de los trabajadores, y la obligación de acreditar estos gastos con los documentos mencionados, la comunicación de los datos podría estar amparada por la ley.
No obstante, para que esta cesión sea conforme a la Ley Orgánica 15/1999, es necesario que la exigencia de los datos concretos de los trabajadores cumpla el principio de proporcionalidad. Esto significa que los datos deben ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las finalidades determinadas y legítimas para las que se han obtenido. En otras palabras, el conocimiento de los datos específicos de los trabajadores debe ser imprescindible para la obtención de la subvención, y no bastaría con el mero conocimiento del número de trabajadores u otra variable similar.
En conclusión, la cesión de datos será conforme a la Ley Orgánica 15/1999 si las bases y la convocatoria de la subvención establecen la necesidad de aportar esta información y si los datos concretos de los trabajadores son necesarios para valorar el cumplimiento de los requisitos para la obtención de la subvención. Dado que las bases de convocatorias de subvenciones en régimen de concurrencia y los convenios nominativos exigen la presentación de las nóminas y documentos de cotización, y estos datos son necesarios para valorar el cumplimiento de los requisitos, la cesión solicitada está amparada por la Ley Orgánica 15/1999.