El Informe 240/2008 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la cuestión de si un particular puede acceder a Archivos Locales para realizar investigaciones sin vulnerar la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal.
En primer lugar, el informe aclara que la consulta de datos en estos archivos implica una cesión de datos de carácter personal, definida como cualquier revelación de datos a una persona distinta del interesado. Según el artículo 11.1 de la Ley Orgánica 15/1999, los datos personales solo pueden ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario, con el previo consentimiento del interesado. Este consentimiento debe ser informado y otorgado con carácter previo a la cesión.
Sin embargo, la obligación de consentimiento puede exceptuarse en ciertos supuestos, como cuando existe una norma con rango de Ley que habilite la cesión. En este contexto, se debe determinar si la legislación reguladora de los ficheros permite la transmisión de datos.
El informe también hace referencia al artículo 9 del Real Decreto 1720/2007, que regula el tratamiento de datos con fines estadísticos, históricos o científicos. Según este artículo, no se considera incompatible el tratamiento de datos personales con estos fines, siempre que se ajuste a la legislación aplicable, como la Ley 12/1989 de la Función Estadística Pública y la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español.
En el caso específico de los Padrones Municipales de Habitantes, que son ficheros de titularidad pública, se aplica el principio de delimitación de la finalidad en las cesiones entre Administraciones Públicas. Esto significa que los datos solo pueden ser cedidos a otras Administraciones Públicas para el ejercicio de competencias iguales o semejantes, salvo que exista una previsión legal que lo permita.
El informe destaca que los documentos públicos, como el censo de población, pasan a formar parte del Patrimonio Documental Español una vez concluido el procedimiento administrativo en el que se generaron. Según el artículo 49.2 de la Ley 16/1985, estos documentos pueden ser consultados, salvo que contengan información que afecte a la seguridad, el honor, la intimidad o la imagen de las personas. En estos casos, la consulta pública solo es posible con el consentimiento expreso de los afectados o tras el transcurso de ciertos plazos (25 años desde la muerte del titular o 50 años desde la fecha de los documentos).
Finalmente, el informe señala que, en el caso del Padrón Municipal de Habitantes, el artículo 16.3 de la Ley reguladora de las Bases del Régimen Local permite la cesión de datos a otras Administraciones Públicas sin consentimiento previo del afectado, siempre que sean necesarios para el ejercicio de sus competencias y la residencia o el domicilio sean datos relevantes. También pueden ser utilizados para elaborar estadísticas oficiales sometidas al secreto estadístico.
En conclusión, el acceso de particulares a Archivos Locales para investigaciones está sujeto a estrictas regulaciones que protegen la privacidad y los derechos de los individuos. La cesión de datos solo es posible bajo ciertas condiciones legales y con el consentimiento informado de los interesados, salvo en los casos excepcionales previstos por la ley.