El informe jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) con número 0190/2007 aborda la consulta sobre la cesión de datos personales de asociados, incluyendo fotografías, a un Ayuntamiento para la obtención de subvenciones. La consulta se enmarca en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.
El informe comienza señalando que la transmisión de datos personales a un tercero, como en este caso al Ayuntamiento, constituye una cesión de datos, definida en el artículo 3.i) de la Ley Orgánica 15/1999. Según el artículo 11.1 de la misma ley, los datos personales solo pueden ser comunicados a un tercero con el consentimiento del interesado, salvo que una norma con rango de ley habilite dicha cesión, como establece el artículo 11.2.a).
En el contexto de subvenciones otorgadas por un Ayuntamiento, se aplica la Ley 38/2003, General de Subvenciones. Esta ley establece que la convocatoria de subvenciones debe incluir los requisitos para solicitarla y la forma de acreditarlos. Si la convocatoria y las bases de la subvención exigen conocer la relación efectiva de miembros de la asociación, podría considerarse que la cesión de datos está amparada por la ley.
Sin embargo, para que esta cesión sea conforme a la Ley Orgánica 15/1999, es necesario que la exigencia de los datos concretos de los asociados cumpla el principio de proporcionalidad, es decir, que los datos sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las finalidades determinadas y legítimas para las que se han obtenido.
El informe concluye que la cesión de datos a la que se refiere la consulta solo será conforme a la Ley Orgánica 15/1999 si las bases y convocatoria de la subvención establecen la necesidad de aportar esta información y si los datos concretos de los asociados son imprescindibles para valorar el cumplimiento de los requisitos necesarios para obtener la subvención.
En el caso específico consultado, las bases de la subvención no parecen exigir la identificación de los asociados, sino solo el número de socios y los fines de la asociación. Por lo tanto, la cesión solicitada no está amparada por la Ley Orgánica 15/1999. No obstante, si las bases de la subvención se modificaran para exigir la identificación de los asociados y esta información fuera necesaria para valorar el cumplimiento de los requisitos, la cesión sería conforme a la ley.