El informe 182/2003 de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la cuestión de los «ficheros históricos» en el contexto de los tratamientos regulados por el artículo 29.2 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). La consulta proviene de una entidad que mantiene ficheros de cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias y se pregunta si estos ficheros, que contienen datos cancelados pero bloqueados, deben ser notificados al Registro General de Protección de Datos y si los afectados tienen derecho de acceso a estos datos.
La AEPD aclara que la cancelación de datos no implica su borrado físico, sino que estos pueden permanecer en el fichero, bloqueados y sin acceso por el responsable del tratamiento, salvo en casos específicos solicitados por autoridades administrativas o judiciales. Esta conservación es necesaria para determinar responsabilidades derivadas del tratamiento de datos y para que la AEPD pueda verificar el cumplimiento de la LOPD.
En cuanto a la notificación al Registro General de Protección de Datos, la AEPD indica que el mantenimiento de un fichero histórico no implica la creación de un nuevo fichero, sino la existencia de datos bloqueados dentro del mismo fichero de morosidad. Por lo tanto, no es necesario notificar este fichero histórico como uno nuevo, ya que los datos históricos están incluidos en el fichero original, aunque bloqueados.
Respecto a los derechos de los afectados, la AEPD señala que una solicitud de acceso a datos previamente cancelados y bloqueados se refiere a datos que ya han sido cancelados. Atender a estas solicitudes implicaría indicar que la cancelación ya se ha producido y que no es posible borrar los datos sin incumplir las normas de protección de datos, que exigen su mantenimiento bloqueado. Por lo tanto, no es preciso atender a las solicitudes de ejercicio de derechos en relación con datos bloqueados y conservados como parte histórica del fichero, siempre y cuando se cumpla con el artículo 16.3 de la LOPD en cuanto al acceso a los datos contenidos en el fichero.
En resumen, el informe concluye que los ficheros históricos no requieren notificación adicional al Registro General de Protección de Datos y que los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición no son aplicables a los datos bloqueados y conservados conforme al artículo 16.3 de la LOPD.