El informe jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) con número 161/2003 aborda la cesión de datos personales al Instituto Nacional de Empleo (INEM) para la gestión de ayudas a planes de formación continua. La consulta se centra en la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo y su papel en la gestión de estas ayudas, aprobadas por la Resolución de la Dirección General del INEM de 13 de junio de 2002.
La Fundación Tripartita, creada por el III Acuerdo Tripartito sobre Formación Continua, actúa como entidad colaboradora en la gestión de las subvenciones. Según el artículo 81.5 de la Ley General Presupuestaria, las entidades colaboradoras pueden gestionar y distribuir fondos públicos en nombre de la entidad concedente. En este caso, la Fundación Tripartita actúa en nombre y por cuenta del INEM, siendo considerada encargada del tratamiento de datos personales según la Ley Orgánica 15/1999.
El informe analiza la procedencia del tratamiento de datos de los trabajadores participantes en las acciones formativas subvencionadas. La comunicación de estos datos se justifica por la necesidad de acreditar la realización efectiva de la actividad formativa, lo cual es esencial para la justificación de la subvención. La participación de los trabajadores en estas actividades implica la aceptación de que sus datos sean comunicados a la entidad encargada de la gestión de las ayudas.
Sin embargo, el informe subraya la importancia del principio de proporcionalidad en el tratamiento de datos personales. Solo los datos necesarios para justificar la realización de la actividad formativa pueden ser objeto de cesión. En este sentido, los datos referidos al nombre, identificación fiscal y empresa del trabajador son necesarios, pero la comunicación de datos personales como el domicilio y teléfono particulares no se considera proporcional ni congruente con la finalidad de la cesión.
Por lo tanto, la comunicación y tratamiento de los datos de los trabajadores por parte de la Fundación Tripartita será lícita únicamente en lo que respecta a los datos identificativos y aquellos relacionados con el puesto de trabajo. La comunicación de datos personales, como el domicilio y teléfono particulares, no es conforme a la Ley Orgánica 15/1999 y no debe realizarse.
En conclusión, la AEPD considera que la Fundación Tripartita puede comunicar al INEM los datos necesarios para la gestión de las ayudas, siempre y cuando estos datos sean estrictamente relacionados con la actividad formativa y no invadan la esfera personal de los trabajadores. Además, las comunicaciones a los órganos de fiscalización y control también están amparadas por la ley.