| Informe | 2018-0057 |
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El informe jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda el Acuerdo del Consejo General del Notariado (CGN) de 16 de diciembre de 2017, que establece la obligación de digitalización de los Documentos Nacionales de Identidad (DNI) y la grabación centralizada de datos de índices informatizados mercantiles. A continuación, se presenta un resumen de aproximadamente 500 palabras:
El Acuerdo del CGN impone dos obligaciones a los notarios: la digitalización de los DNIs y la grabación centralizada de datos de índices informatizados relativos a documentación mercantil que afecta a la titularidad real. La AEPD analiza estos apartados por separado.
En cuanto a la digitalización de los DNIs, el Acuerdo no especifica claramente si esta obligación afecta solo a los comparecientes o también a terceros como testigos. La AEPD señala que la legislación notarial no exige la conservación de copias de los medios de identificación, mientras que la normativa de prevención del blanqueo de capitales sí lo exige, pero solo para operaciones de cierto importe y para las partes principales, no para testigos.
Desde la perspectiva de la protección de datos, la AEPD considera que el tratamiento de datos personales, como la digitalización de DNIs, debe cumplir con principios como la limitación de la finalidad, la minimización de datos y la exactitud. La AEPD argumenta que el Acuerdo del CGN no cumple con estos principios, ya que la conservación de los DNIs no es adecuada, pertinente ni limitada a lo necesario. Además, el Acuerdo no especifica las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las cuales se utilizarán los datos, lo que infringe el principio de limitación de la finalidad.
En cuanto a la grabación centralizada de datos de índices informatizados, la AEPD señala que el CGN alega competencias delegadas para determinar las características técnicas de elaboración, remisión y conservación de dichos índices. Sin embargo, la AEPD considera que el legislador no ha previsto que el CGN tenga acceso a los datos personales de las escrituras para la finalidad relatada. Además, la AEPD señala que el tratamiento de datos personales por el CGN a través de ANCERT (encargado del tratamiento) no cumple con los requisitos de licitud y proporcionalidad establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
La AEPD también señala que el Acuerdo del CGN interpreta la facultad de determinar las características técnicas de elaboración, remisión y conservación de los índices informatizados como una facultad para reservarse la posibilidad física de confección de los apartados del índice. Sin embargo, la AEPD considera que la ley del notariado y su reglamento de desarrollo no contemplaban dicha posibilidad.
En conclusión, la AEPD considera que el Acuerdo del CGN es contrario a la normativa de protección de datos, ya que no cumple con los principios de limitación de la finalidad, minimización de datos, exactitud y proporcionalidad. Además, la AEPD considera que el Acuerdo se extralimita de las competencias delegadas al CGN. Por lo tanto, la AEPD recomienda que se modifique el Acuerdo para que cumpla con la normativa de protección de datos y con las competencias delegadas al CGN.