| Informe | 2016-0338 |
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Resumen del informe jurídico de la AEPD (2016-0338)
El informe de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) analiza si las entidades financieras pueden exigir a las comunidades de propietarios el libro de actas para formalizar la apertura de cuentas o cambios de firmas, en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 (LOPD).
Naturaleza de los datos en el libro de actas
El libro de actas contiene datos personales (nombre de propietarios, pisos, deudas, etc.), por lo que su cesión a terceros (entidades bancarias) constituye un tratamiento de datos regulado por la LOPD. La AEPD recuerda que la cesión de datos requiere consentimiento previo del afectado (art. 11 LOPD), salvo excepciones como:
Autorización legal.
Datos de fuentes públicas.
Relación jurídica que justifique la cesión (ej.: contratos).
Cesión a autoridades judiciales o administrativas.
En este caso, no aplica ninguna excepción, ya que la entidad financiera no tiene legitimidad para acceder a datos de todos los propietarios, sino solo a los de los representantes legales (presidente) y firmantes autorizados.
Solución propuesta: certificación del administrador
La AEPD considera innecesario entregar el libro de actas. En su lugar, basta con una certificación del administrador (o documento de apoderamiento) que acredite:
La identidad del presidente y los firmantes autorizados.
Los cambios en los cargos de la comunidad.
Esta certificación debe ser expedida por el secretario-administrador y su exactitud es responsabilidad de la comunidad de propietarios.
Responsabilidades y medidas de seguridad
Comunidad de propietarios: Responsable del tratamiento de datos (art. 3.d LOPD).
Administrador de fincas: Encargado del tratamiento (art. 3.g LOPD), sujeto a contrato que limite su uso de los datos.
Entidad financiera: No puede exigir el libro de actas, ya que su solicitud vulneraría el principio de proporcionalidad (recogida excesiva de datos).
Si se facilita documentación, deben aplicarse medidas de seguridad (art. 87 y 92 del Reglamento LOPD), como:
Autorización expresa del responsable.
Destrucción segura de copias no necesarias.
Protección durante el transporte.
Conclusión
No es lícito exigir el libro de actas a las entidades financieras.
Alternativa válida: Certificación del administrador con los datos estrictamente necesarios.
Riesgo: Entregar el libro sin consentimiento podría constituir una infracción de la LOPD, con posibles sanciones.
El informe se alinea con la Guía Sectorial de Protección de Datos y Administración de Fincas (2017), que reafirma este criterio.
Palabras clave: LOPD, cesión de datos, libro de actas, comunidades de propietarios, AEPD, certificación administrativa.