| Informe | 2016-0293 |
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Resumen del informe jurídico de la AEPD (Exp. 2016-0293)
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) analiza en este informe si es conforme a la Ley Orgánica 15/1999 (LOPD) y su reglamento de desarrollo que las administraciones soliciten información detallada sobre las causas de hospitalización o enfermedad grave de un familiar (para permisos por enfermedad) o el libro de familia del fallecido (para permisos por duelo) a funcionarios que requieran estos permisos.
Permisos por enfermedad grave de un familiar
Base legal: Los permisos por enfermedad grave de familiares de primer o segundo grado están regulados en el Estatuto Básico del Empleado Público (art. 48) y la Ley 41/2002 de autonomía del paciente, que reconoce el derecho a información de familiares, salvo oposición expresa del paciente.
Problema de protección de datos:
El art. 4.1 LOPD exige que los datos sean adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad perseguida.
La AEPD considera inadecuado que la administración requiera al funcionario que describa la enfermedad del familiar, ya que no está legitimada para evaluar su gravedad ni acceder a datos clínicos concretos.
La Resolución 28/2010 de la Comunidad de Madrid establece que los justificantes médicos deben limitarse a confirmar la gravedad de la enfermedad (sin detallar patologías), ajustándose al principio de minimización de datos.
Conclusión: El órgano administrativo solo puede solicitar un justificante que acredite la existencia de enfermedad grave, pero no puede exigir detalles médicos ni valorar la gravedad, ya que vulneraría el derecho a la intimidad y protección de datos (arts. 7.3 LOPD y jurisprudencia como la Audiencia Nacional 580/2001).
Permisos por fallecimiento: exhibición del libro de familia
Base legal:
El Estatuto de los Trabajadores (art. 37.3) y la Ley de Medidas para la Reforma de la Función Pública (vigente en su momento) permiten el uso del libro de familia como justificante para acreditar el parentesco.
En el caso de funcionarios, el art. 48 del Estatuto Básico del Empleado Público también habilita legalmente esta cesión de datos.
Análisis de protección de datos:
La AEPD recuerda que la LOPD no se aplica a datos de fallecidos (art. 2.4 RD 1720/2007), pero el libro de familia puede contener datos de personas vivas (ej.: el funcionario solicitante).
La exhibición del libro se considera cesión de datos amparada por ley (art. 11.2.a LOPD), ya que los permisos retribuidos exigen probar el parentesco.
Conclusión: No vulnera la LOPD exhibir el libro de familia como justificante, pues existe base legal suficiente (normas sectoriales) que legitima esta comunicación de datos.
Conclusiones finales
Para permisos por enfermedad grave: Las administraciones no pueden exigir datos clínicos detallados del familiar enfermo; basta un justificante que acredite la gravedad, ajustándose al principio de proporcionalidad y minimización.
Para permisos por fallecimiento: La exhibición del libro de familia es legal, al estar respaldada por normas sectoriales que autorizan la cesión de datos para justificar el parentesco.
Principios clave aplicados:
Calidad de los datos (art. 4.1 LOPD): los datos deben ser pertinentes y no excesivos.
Seguridad y proporcionalidad: las administraciones no pueden acceder a información sanitaria concreta ni valorar la gravedad de enfermedades.
Base legal para cesiones: normas como el Estatuto de los Trabajadores o el Estatuto Básico del Empleado Público legitiman la comunicación de datos en estos casos.
El informe refuerza la protección de la intimidad en el ámbito laboral-administrativo, limitando el acceso a datos sensibles a lo estrictamente necesario para la concesión de permisos.