| Informe | 2016-0230 |
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Resumen del informe jurídico de la AEPD (2016-0230)
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) analiza en este informe la posibilidad de que una empresa cree y mantenga un fichero con datos sobre infracciones administrativas cometidas por sus conductores empleados, con el fin de cumplir con su obligación legal de identificar al conductor infractor ante la Administración.
Marco legal aplicable
La consulta se centra en la creación de un fichero con datos personales de infracciones de tráfico, lo que está regulado por:
Real Decreto Legislativo 6/2015 (Ley sobre Tráfico), que obliga al titular o arrendatario de un vehículo a identificar al conductor en caso de infracción.
Ley Orgánica 15/1999 (LOPD), que establece los requisitos para el tratamiento de datos personales.
Obligación de identificación vs. creación de fichero
La AEPD señala que, aunque la empresa está obligada a identificar al conductor infractor ante la Administración, no existe un requisito legal que exija almacenar estos datos en un fichero interno. La empresa puede cumplir con su obligación presentando la información requerida a la autoridad competente y conservando una copia de la documentación, pero no está permitido crear un fichero autónomo con estos datos fuera del ámbito de la Administración Pública.
Prohibición de creación de ficheros privados con datos de infracciones
El artículo 7.5 de la LOPD prohíbe expresamente la creación de ficheros con datos de infracciones penales o administrativas por parte de no Administraciones Públicas. Solo pueden hacerlo las Administraciones competentes.
Derecho a conservar copias de documentación
La empresa sí puede conservar copias físicas de la documentación presentada a la Administración para justificar el cumplimiento de su obligación, ya que esto no constituye un «fichero» en el sentido de la LOPD. Sin embargo, no puede realizar un tratamiento automatizado ni crear un sistema estructurado de datos personales con esta información.
Conclusión final
La AEPD concluye que:
La empresa debe cumplir con su obligación legal de identificar al conductor infractor ante la Administración.
No puede crear un fichero privado con datos de infracciones administrativas.
Puede conservar copias físicas de la documentación presentada, pero no almacenarlas en un sistema de tratamiento automatizado.
Este informe refuerza el principio de que el tratamiento de datos de infracciones solo compete a las Administraciones Públicas, evitando que entidades privadas gestionen información sensible de manera autónoma.