| Informe | 2016-0199 |
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Resumen del informe jurídico de la AEPD (Informe 2016-0199)
Contexto y objeto de la consulta
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) analiza en este informe la legalidad del acceso de los órganos de personal de la Dirección de Área Territorial de una Consejería a los sistemas informáticos del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), que contienen datos de salud de mutualistas (funcionarios civiles del Estado), concretamente informes médicos, resoluciones razonadas y síntesis médicas generados por los Equipos de Valoración de Incapacidades (EVI) del INSS. Este acceso se justificaría, según la consulta, en que responde a funciones propias de la Administración (gestión de prestaciones económicas y licencias por enfermedad) y a un interés legítimo, sin necesidad de consentimiento de los afectados.
Marco legal aplicable
La AEPD parte de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPD), que considera datos especialmente protegidos los relacionados con la salud. Su tratamiento y cesión requieren una habilitación legal específica (artículo 7.3 LOPD), ya que no basta con el interés administrativo genérico. Además, el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), aunque aún no plenamente vigente en 2016, ya exigía que las administraciones públicas basen el tratamiento de datos en una ley (no en un interés legítimo).
Análisis de la normativa específica
Texto Refundido de la Ley sobre Seguridad Social de los Funcionarios Civiles del Estado (RDLeg 4/2000)
El artículo 19.3 permite a los órganos de personal acceder a asesoramiento médico (ej. partes de baja) y a unidades médicas propias o colaboradoras para gestionar licencias por incapacidad temporal.
El artículo 19.4 atribuye a MUFACE (Mutualidad de Funcionarios) el control de estas situaciones, pero solo para los resultados de los reconocimientos médicos (no al contenido íntegro de los informes).
El artículo 19.5 exige salvaguardar la confidencialidad y la intimidad del mutualista, sin mencionar el acceso a informes detallados.
Reglamento General de Mutualismo Administrativo (RD 2/2010)
Artículo 89.1: Los partes médicos deben incluir solo los datos esenciales para determinar la incapacidad temporal (limitaciones funcionales y carácter temporal), no el informe completo.
Artículo 90.1: El órgano de personal decide sobre las licencias basándose en el asesoramiento médico (parte de baja), pudiendo recabar información adicional de unidades médicas propias o de MUFACE, pero no accediendo a los sistemas del INSS.
Orden PRE/1744/2010: Regula el modelo oficial de partes médicos, que deben ser codificados y limitados a los datos necesarios para la gestión de la incapacidad. El artículo 9 establece que los órganos de personal transmitirán a MUFACE solo los datos esenciales para el seguimiento, sin acceso a bases de datos médicas completas.
Límites del tratamiento de datos de salud
La normativa no habilita a los órganos de personal a acceder a:
Sistemas informáticos del INSS (que contienen informes detallados y resoluciones médicas).
Informes de síntesis o resoluciones razonadas de los EVI, salvo los resultados concretos que justifiquen la licencia (ej. alta o baja médica).
El interés legítimo no es suficiente como base jurídica para este acceso, ya que la LOPD exige una ley específica que lo regule.
Conclusión de la AEPD
El acceso pretendido excede el marco legal vigente:
No existe habilitación expresa en el Texto Refundido de la Ley de Seguridad Social ni en su desarrollo reglamentario para que los órganos de personal accedan a bases de datos médicas completas del INSS o a informes detallados de los EVI.
La normativa solo permite:
El tratamiento de datos codificados y esenciales (partes de baja, resultados de reconocimientos médicos).
La colaboración entre unidades médicas propias de MUFACE o de la Administración, pero no el acceso masivo a sistemas externos como el del INSS.
Falta de base legal suficiente: El tratamiento de datos de salud sin consentimiento solo es posible si una ley lo autoriza expresamente (art. 7.3 LOPD), y no está previsto en este caso.
Vulneración del principio de proporcionalidad: El acceso a información tan detallada (informes completos, resoluciones razonadas) no es necesario, pertinente ni proporcionado para la gestión de licencias por enfermedad.
Recomendación final
La AEPD considera que el acceso solicitado no cumple con la LOPD y el principio de minimización de datos. Propone:
Limitar el tratamiento a los datos estrictamente necesarios para la gestión de licencias (ej. partes de baja, alta médica).
Excluir el acceso a sistemas informáticos del INSS o a informes detallados de los EVI.
Solicitar el consentimiento del afectado si se requiere acceder a información más amplia que la prevista en la normativa.
En resumen, el informe concluye que no hay justificación legal para el acceso masivo a historiales médicos por parte de los órganos de personal, asegurando que los datos de salud solo se traten en el ámbito estrictamente necesario y bajo el marco legal vigente.