| Informe | 2016-0002 |
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Resumen del informe jurídico de la AEPD sobre la incorporación de la fotografía de empleados públicos en sus correos electrónicos
El informe de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la consulta sobre si la incorporación de la fotografía de un empleado público como foto de perfil en su correo electrónico es conforme con la Ley Orgánica 15/1999 (LOPD) y su Reglamento de desarrollo (Real Decreto 1720/2007).
Tratamiento de datos personales
La AEPD concluye que la fotografía de un empleado es un dato personal (art. 3.a LOPD), ya que permite identificar a una persona física. Además, su inclusión en el correo electrónico y en la intranet corporativa constituye un tratamiento de datos (art. 3.c LOPD), entendido como cualquier operación automatizada o no (recogida, conservación, modificación, etc.).
Legitimación para el tratamiento
En este caso, el tratamiento puede ampararse en el art. 6.2 LOPD, que exime del consentimiento cuando los datos sean necesarios para el cumplimiento de una relación laboral o administrativa. Dado que la fotografía sirve para identificar al empleado en el desempeño de sus funciones (organigrama, correo interno, intranet), no es necesario recabar su consentimiento.
No obstante, la empresa debe cumplir con el deber de informar (art. 5 LOPD), proporcionando a los empleados detalles sobre el responsable del fichero, la finalidad del tratamiento y los derechos que les asisten (acceso, rectificación, cancelación y oposición). Este deber se cumple al inicio de la relación laboral o al incorporar la fotografía.
Principio de proporcionalidad
La LOPD exige que los datos sean adecuados, pertinentes y no excesivos (art. 4.1). La AEPD considera que la inclusión de la fotografía en estos medios es proporcional, ya que su finalidad es la identificación del empleado en un entorno corporativo amplio (donde pueden existir nombres y apellidos coincidentes). Esto ya ha sido avalado en informes anteriores (como el de 12 de julio de 2012), donde se justificó su uso en tarjetas identificativas.
Límites del tratamiento
El uso de la fotografía debe limitarse al ámbito interno de la organización (intranet, correo electrónico corporativo). Cualquier cesión o difusión fuera de este contexto requeriría un nuevo análisis de legitimación y podría vulnerar la LOPD.
Conclusión
La AEPD determina que sí es adecuado incluir la fotografía del empleado en su correo electrónico y en la intranet corporativa, siempre que:
Se informe adecuadamente al afectado.
La finalidad sea exclusivamente identificativa en el ámbito laboral.
No se utilice fuera del entorno interno de la empresa.
Este criterio refuerza la protección de datos al equilibrar la necesidad de identificación con los derechos de los empleados.