El Informe 0422/2008 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la interpretación de la expresión «Tener en cuenta el procedimiento a seguir para casos en que personal no autorizado tenga que tener acceso a los locales por razones de urgencia o fuerza mayor», contenida en la Guía de Seguridad de abril de 2008. Esta guía está disponible en la página web de la AEPD.
La expresión en cuestión se encuentra en el apartado sobre la gestión de soportes y documentos del modelo de documento de seguridad, que desarrolla lo establecido en el artículo 92.1 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Este artículo establece que los soportes y documentos que contengan datos personales deben ser inventariados y solo accesibles por personal autorizado.
El informe subraya la necesidad de indicar claramente el lugar de almacenamiento de los soportes y documentos, así como el personal autorizado para acceder a ellos. Además, debe especificarse el procedimiento para otorgar o retirar permisos de acceso. Sin embargo, la guía también considera situaciones excepcionales en las que personal no autorizado pueda necesitar acceder a las instalaciones para garantizar la seguridad e integridad de la información.
Estas situaciones excepcionales incluyen casos de incendio, inundación, o mantenimiento de instalaciones y elementos de almacenamiento. En tales circunstancias, el documento de seguridad debe prever medidas que aseguren la protección de la información y delimitar claramente los supuestos en los que se permitirá el acceso extraordinario. Este acceso debe estar justificado por una causa de «urgencia o fuerza mayor».
En resumen, el informe destaca la importancia de tener procedimientos claros y específicos para manejar el acceso a instalaciones que contienen datos personales, incluso en situaciones de emergencia. Esto asegura que la información se mantenga segura y que solo el personal autorizado tenga acceso, salvo en casos excepcionales debidamente justificados.