El Informe Jurídico 411/2008 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la consulta sobre la conformidad de la solicitud del Grupo Municipal para acceder a la información contenida en el registro de entrada y salida de documentos municipales, la cual había sido denegada por el Alcalde Presidente de la Corporación. La consulta se enmarca en el contexto de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
El informe comienza señalando que la transmisión de los datos solicitados constituiría una cesión de datos de carácter personal, según lo definido en el artículo 3.i) de la Ley Orgánica 15/1999. Esta cesión debe ajustarse al régimen general de comunicación de datos, que establece que los datos solo pueden ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario, y con el previo consentimiento del interesado. Sin embargo, el artículo 11.2.a) de la misma ley permite la cesión cuando una ley lo permita.
La solicitud del Grupo Municipal se fundamenta en la necesidad de que los concejales estén debidamente informados para llevar a cabo su función de control sobre la actividad del equipo de Gobierno del Ayuntamiento, conforme al artículo 77 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, de Bases de Régimen Local. Este artículo otorga a los miembros de las Corporaciones locales el derecho a obtener del Alcalde o Presidente cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de su función.
El informe concluye que, dado que las leyes atribuyen a los concejales la posibilidad de consultar la documentación obrante en el Ayuntamiento en el ejercicio de su actividad de control, la cesión de los datos solicitados se encuentra amparada por el artículo 11.2.a) de la Ley Orgánica 15/1999. No obstante, se subraya que los cesionarios solo podrán utilizar los datos en el ámbito de sus competencias y que estos no podrán ser utilizados para finalidades incompatibles con aquellas para las que fueron recogidos. Además, se prohíbe la publicidad de los datos y su cesión a terceros.
En resumen, el informe jurídico de la AEPD determina que la solicitud del Grupo Municipal para acceder al registro de entrada y salida de documentos municipales es conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos, siempre y cuando el uso de los datos se limite estrictamente al ejercicio de la función de control y no se realice ninguna cesión o publicidad de los mismos.