El informe jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la consulta sobre la conformidad de utilizar la fecha de nacimiento del personal al servicio de la Cámara para felicitarles en su cumpleaños, según la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.
El uso de la fecha de nacimiento se considera un tratamiento de datos, que debe estar legitimado por alguna de las causas previstas en el artículo 6 de la Ley Orgánica 15/1999. Según este artículo, el tratamiento de datos personales requiere el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa. El artículo 6.2 especifica que no es necesario el consentimiento cuando los datos se recojan para el ejercicio de funciones propias de las Administraciones Públicas, cuando se refieran a partes de un contrato o relación laboral, o cuando sean necesarios para proteger un interés vital del interesado.
En este caso, el tratamiento del dato de la fecha de nacimiento para mantener la relación laboral o estatutaria entre la Cámara y el afectado está amparado por el artículo 6.2. Sin embargo, utilizar este dato para felicitar a los empleados en su cumpleaños no se considera una finalidad compatible con el mantenimiento de la relación laboral, según el artículo 4.2 de la Ley Orgánica 15/1999. Por lo tanto, es necesario recabar el consentimiento de los afectados para esta finalidad específica.
El artículo 14 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, establece un procedimiento para obtener el consentimiento tácito de los afectados. Este procedimiento permite al responsable del tratamiento informar a los afectados y concederles un plazo de treinta días para manifestar su negativa al tratamiento, entendiéndose que consienten si no se pronuncian en contra.
El informe sugiere varios métodos para solicitar el consentimiento, como adjuntar la solicitud a la nómina periódica de los empleados o utilizar la Intranet de la Cámara. Es crucial que se facilite un medio sencillo y gratuito para que los interesados puedan manifestar su negativa al tratamiento de sus datos. Se recomienda habilitar un procedimiento sencillo y de fácil implantación para que los empleados puedan expresar su negativa al consentimiento si lo desean.
En resumen, el informe concluye que, aunque el tratamiento de la fecha de nacimiento para mantener la relación laboral está legitimado, su uso para felicitar a los empleados en su cumpleaños requiere el consentimiento explícito de los afectados. Se deben implementar métodos claros y accesibles para obtener y gestionar este consentimiento.