El Informe Jurídico 0177/2008 del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda dos cuestiones principales relacionadas con el tratamiento y la cesión de datos personales en el contexto de la venta y reparación de vehículos.
En primer lugar, el informe se centra en el tiempo durante el cual deben conservarse las cláusulas informativas que los concesionarios de automóviles utilizan para informar a los afectados sobre el tratamiento de sus datos personales. La consulta plantea una discrepancia entre los fabricantes, que consideran necesario conservar estas cláusulas durante diez años, y los concesionarios, que suelen destruirlas después de seis o siete años. El informe señala que la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal y su Reglamento de desarrollo establecen que la acreditación del cumplimiento del deber de información debe conservarse mientras persista el tratamiento de los datos.
El informe concluye que no es posible establecer un plazo fijo para la conservación de estas cláusulas, ya que depende de la duración de la relación jurídica entre el concesionario, el fabricante y el adquirente del vehículo. Los datos deben conservarse mientras sean necesarios para el mantenimiento, desarrollo o cumplimiento de dicha relación. Una vez extinguida la relación, los datos pueden ser cancelados y la información acreditativa del cumplimiento del deber de información puede ser destruida.
En segundo lugar, el informe analiza la posibilidad de ceder los datos referidos a las reparaciones efectuadas a un perjudicado en un accidente de tráfico a la entidad aseguradora del causante. El informe explica que esta cesión de datos está amparada por la Ley Orgánica 15/1999, ya que la comunicación de los datos es necesaria para el cumplimiento y control de la relación jurídica derivada del siniestro. El Texto Refundido de la Ley sobre responsabilidad civil y seguro en la circulación de vehículos a motor establece que el asegurador debe satisfacer al perjudicado el importe de los daños sufridos, generando una relación jurídica que justifica la cesión de los datos sin necesidad del consentimiento del afectado.
En resumen, el informe subraya la importancia de conservar la acreditación del cumplimiento del deber de información mientras persista el tratamiento de los datos y la legitimidad de la cesión de datos en el contexto de la responsabilidad civil y el seguro en la circulación de vehículos. La AEPD enfatiza la necesidad de adaptar las prácticas de conservación y cesión de datos a las circunstancias específicas de cada caso, en consonancia con la normativa vigente.