El Informe 46/2006 de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la condición de responsable del fichero en el contexto de la gestión de alquileres y otras rentas inmobiliarias por parte de administradores y gestores de fincas. Este informe se centra en aclarar las relaciones entre estos profesionales y sus clientes en relación con la normativa de protección de datos personales.
Según la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, el responsable del fichero es la persona física o jurídica que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de datos. En el caso de las comunidades de propietarios, la finalidad de mantener los ficheros es asegurar el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal y garantizar el adecuado ejercicio de los derechos de los propietarios. Por lo tanto, la responsabilidad del fichero recae sobre la propia comunidad de propietarios, siendo el administrador un mero usuario del fichero en virtud de su condición de órgano de gobierno de la comunidad.
Sin embargo, en el caso de la administración y gestión de fincas en alquiler, la situación es diferente. Aquí, el administrador o gestor actúa como representante legal del propietario o arrendatario, y es el responsable del tratamiento de datos a efectos de la gestión o administración de bienes encomendados. La AEPD ha establecido que, en estos casos, el administrador o agente de la propiedad inmobiliaria es considerado responsable del fichero, a diferencia de lo que ocurre en el régimen de propiedad horizontal, donde el administrador actúa como encargado del tratamiento.
El informe subraya que el administrador debe cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley Orgánica 15/1999, incluyendo la notificación previa a la AEPD de la creación de ficheros de datos personales y la información a los afectados sobre la existencia del fichero, la finalidad del tratamiento, el carácter obligatorio o facultativo de la respuesta, las consecuencias de la obtención de los datos y los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
En resumen, el Informe 46/2006 de la AEPD establece que, en el contexto de la gestión de alquileres y otras rentas inmobiliarias, el administrador o gestor de fincas es el responsable del tratamiento de datos personales, debiendo cumplir con todas las obligaciones legales establecidas en la normativa de protección de datos. Esto contrasta con la situación en las comunidades de propietarios, donde la responsabilidad recae sobre la propia comunidad.