El informe jurídico de la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) con número 0111/2005 aborda el cumplimiento del deber de información previsto en el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en relación con datos personales recopilados antes de la entrada en vigor de dicha ley.
El artículo 5.1 de la Ley Orgánica 15/1999 establece que los interesados deben ser informados de manera clara y precisa sobre la existencia de un fichero o tratamiento de datos, la finalidad de la recogida, los destinatarios de la información, el carácter obligatorio o facultativo de la respuesta, las consecuencias de la obtención o negativa de los datos, y la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Este artículo coincide con lo dispuesto en el artículo 5.1 de la Ley Orgánica 5/1992, vigente hasta el 14 de enero de 2000.
Para asegurar el cumplimiento de estas exigencias, es necesario constatar la existencia de un consentimiento válido y conservar en un soporte adecuado la conformidad del afectado con el tratamiento de sus datos. Esto implica que, si se intenta subsanar la omisión del deber de información mediante una comunicación informativa a los afectados, debe acreditarse la realización y recepción de dicha comunicación.
La Audiencia Nacional, en su Sentencia de 24 de enero de 2003, ha analizado el efecto probatorio de la notificación a los interesados del tratamiento de sus datos personales. Según esta sentencia, la mera contratación de un medio independiente para la notificación no acredita el envío, y la prueba del envío no acredita por sí sola la recepción por el afectado. Si el destinatario niega la recepción, la carga de la prueba recae sobre el responsable del tratamiento. Además, otras notificaciones al afectado no son suficientes para probar la recepción del documento específico respecto del cual se niega la recepción.
Por lo tanto, para cumplir con la ley, el responsable del tratamiento debe acreditar la realización del envío de la comunicación informativa. Esto puede lograrse mediante la certificación de la efectiva realización de los envíos y la existencia de un principio de prueba de que el envío ha llegado a su destino. Un ejemplo de esto sería el acceso a las listas de devoluciones del servicio de correos.
En resumen, el informe subraya la importancia de asegurar que los afectados han sido debidamente informados sobre el tratamiento de sus datos personales, especialmente en casos donde los datos fueron recopilados antes de la entrada en vigor de la Ley Orgánica 15/1999. La acreditación del envío y recepción de la comunicación informativa es crucial para cumplir con las exigencias legales y proteger los derechos de los afectados.