El Informe 544/2004 de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aborda la aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, a la gestión de alquileres y otras rentas inmobiliarias realizadas por administradores de fincas. La consulta se centra en determinar las obligaciones de los sujetos involucrados en esta actividad, específicamente en el contexto de «comunidades verticales».
La Ley Orgánica 15/1999 establece que es de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico y a cualquier modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado. Según la ley, datos de carácter personal son cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables, y un fichero es cualquier conjunto organizado de datos de carácter personal.
En el caso planteado, los datos personales de los afectados son incorporados y registrados en el sistema informático del administrador de fincas, quien realiza tratamientos sobre estos datos con sus propias finalidades. Esto convierte al administrador en el responsable del fichero, según la definición del artículo 3 d) de la Ley Orgánica de Protección de Datos.
A diferencia del Régimen de Propiedad Horizontal, donde el administrador actúa como «encargado del tratamiento» por cuenta del responsable, en el caso de la gestión de alquileres y rentas inmobiliarias, el administrador es el responsable del tratamiento de los datos. Por lo tanto, el administrador debe cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley Orgánica 15/1999, incluyendo la obtención del consentimiento inequívoco de los afectados y la información sobre la existencia del fichero, la finalidad de la recogida de datos, el carácter obligatorio o facultativo de la respuesta, las consecuencias de la obtención o negativa de los datos, y los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Además, el administrador debe inscribir los ficheros en el Registro General de Protección de Datos de la AEPD y notificar previamente a la Agencia la creación de dichos ficheros. Si los clientes del administrador realizan tratamientos de datos, también deben cumplir con las disposiciones de la Ley Orgánica 15/1999, inscribiendo los ficheros correspondientes y cumpliendo con las obligaciones sustantivas.
En resumen, el informe concluye que el administrador de fincas es el responsable del tratamiento de datos en la gestión de alquileres y rentas inmobiliarias, y debe cumplir con todas las obligaciones establecidas en la Ley Orgánica 15/1999. Los clientes, si realizan tratamientos de datos, también deben cumplir con la ley, pero la responsabilidad principal recae en el administrador.